botbijlvdmeerlogo

Nieuws

BTW EN FACTUUR

Geen btw-factuur nodig, dan ook geen btw afdragen?

Als ondernemer weet u dat u bij een levering of een dienst aan een andere ondernemer een factuur moet uitreiken en btw in rekening moet brengen en afdragen. Maar hoe zit het als u zakendoet met een ‘niet-btw’-ondernemer?

Geen aftrek, geen afdracht?

Niet btw-plichtig. Als ondernemer doet u waarschijnlijk ook wel eens zaken met ondernemers die de btw niet kunnen aftrekken (bijvoorbeeld ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling of vrijgestelde ondernemers, zoals mensen met een medisch of paramedisch beroep). Betekent het feit dat deze ondernemers de btw niet kunnen aftrekken dan ook dat u de btw niet in rekening hoeft te brengen en ook niet hoeft af te dragen? Deze vlieger gaat helaas niet op.

Altijd een factuur uitreiken

Met btw. Als ondernemer moet u een factuur uitreiken bij leveringen of diensten aan andere ondernemers. Binnen de btw speelt de factuur een belangrijke rol. De factuur vermeldt het bedrag dat de leverancier aan btw in rekening brengt (en ook moet afdragen). Voor de afnemer is de factuur een soort waardepapier dat het recht op aftrek van de aan hem in rekening gebrachte btw belichaamt. Let op.  Niet alle ondernemers kunnen de btw in aftrek brengen, maar ook dan bent u verplicht een factuur uit te reiken die aan alle eisen voldoet, met dus ook het btw-bedrag correct vermeld.

Wat moet er op de factuur staan?

Op de factuur moeten de volgende gegevens staan:

  • de naam en het adres van de leverancier;
  • de naam en het adres van de afnemer;
  • het btw-nummer van de leverancier;
  • het KvK-nummer van de leverancier;
  • de datum van de factuur;
  • een factuurnummer. Let op.  Dit moeten unieke en opeenvolgende nummers zijn;
  • een omschrijving van het geleverde product of dienst en de omvang daarvan;
  • de leverdatum of datum van de voorschotnota;
  • het factuurbedrag exclusief btw;
  • het btw-tarief;
  • het btw-bedrag.

Tip.  Bij een factuurbedrag van € 100 of lager (inclusief btw) hoeven er minder gegevens te worden vermeld. Een kassabon volstaat dan al vaak.

Wat moet u bewaren?

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. U moet hierin in ieder geval de volgende gegevens opnemen:

  • alle contante uitgaven en ontvangsten (kasadministratie);
  • alle ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen (in- en verkoopadministratie);
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • agenda’s en afsprakenboeken;
  • correspondentie;
  • gegevensbestanden met bijbehorende software.

Let op.  De Belastingdienst kan ‘nare’ gevolgen verbinden aan het ‘kwijtraken’ van stukken.

Hoe bewaren? De Belastingdienst schrijft voor dat u alle gegevens in de originele vorm bewaart. Dus een factuur die u op papier ontvangt, bewaart u in de papieren versie. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaart u deze digitale factuur. Natuurlijk mag u de gegevens daarnaast ook in een andere vorm bewaren. U kunt alle papieren gegevens digitaliseren of alle digitale gegevens printen. Tip.  Dien hiervoor dan een verzoek in bij de Belastingdienst.

Ook als u een product of dienst levert aan een van btw vrijgestelde ondernemer, moet u voor uw leveringen en diensten gewoon btw in rekening brengen en afdragen. Ook in deze gevallen moet uw factuur kloppen.

Starten met ondernemen, welke btw is wanneer aftrekbaar?

Soms gaat er heel wat aan vooraf, voordat een onderneming uiteindelijk echt van start gaat. Soms worden daar ook de nodige kosten voor gemaakt. Wat doet u met de btw op deze kosten? Wat is het gevolg van een recente wetsaanpassing?

Vanaf wanneer bent u ondernemer?

Starten. Een onderneming starten gaat soms heel vlot, maar soms is er veel voorbereidingstijd nodig om bijvoorbeeld van een idee voor een product uiteindelijk te komen tot het produceren en verkopen van producten. Dat vergt tijd en geduld.

Of niet starten. Soms komt een onderneming toch niet tot activiteiten. Bijvoorbeeld als er voor een product toch geen markt blijkt te zijn, of dat bepaalde regelgeving ervoor zorgt dat ondernemingsplannen stranden. Ook een gebrek aan investeerders kan het einde van een potentiële onderneming betekenen.

Start onderneming? De vraag wanneer een onderneming is gestart, is niet altijd even gemakkelijk te beantwoorden. Let op. Voor de btw gelden bovendien andere regels dan voor de inkomstenbelasting.

Btw. Voor de btw is er sprake van ondernemerschap vanaf het moment dat het voornemen om activiteiten als ondernemer te gaan verrichten blijkt uit objectieve factoren. Anders gezegd: zolang de ondernemersplannen alleen in je hoofd (of in je laptop) zitten, ben je nog geen ondernemer voor de btw, maar wel zodra je ondernemersplannen ook op enige manier naar buiten toe blijken. Dat ‘naar buiten toe blijken’, kan op heel veel verschillende manieren, bijvoorbeeld:

  • u schrijft zich in bij de Kamer van Koophandel;
  • u schrijft een ondernemingsplan en gaat daarmee naar de bank voor een financiering;
  • u doet marktonderzoek naar mogelijke afzetmarkten voor uw product of dienst;
  • u laat alvast een zakelijke website bouwen;
  • u doet uw eerste inkopen van de goederen die u wilt verkopen;
  • u gaat met uw plannen naar een administratiekantoor om te bespreken wat er financieel en administratief bij uw onderneming komt kijken.

Tip. Ook als de onderneming uiteindelijk geen activiteiten verricht, bijvoorbeeld omdat de plannen financieel niet uitvoerbaar zijn, is er voor de btw sprake van ondernemerschap.

Btw-aftrek voor starters

Voorwaarden. Om btw op kosten in aftrek te kunnen brengen, gelden een aantal voorwaarden. Absolute voorwaarde is dat u als btw-ondernemer wordt aangemerkt. Daarnaast heeft u een factuur nodig die aan de ondernemer (u) gericht is. Tot slot moet u de ingekochte goederen of diensten gaan gebruiken voor btw-belaste activiteiten.

Eerste aangifte. Als u zich bij de Kamer van Koophandel aanmeldt als ondernemer, krijgt u direct een btw-nummer. Gewoonlijk doet u de eerste btw-aangifte over het kwartaal waarin u zich inschreef bij de Kamer van Koophandel. Heeft u daarvóór al kosten gemaakt voor uw onderneming? Vraag de fiscus dan om een btw-aangifte vanaf het moment dat u de eerste kosten maakt.

Wetsaanpassing. Sinds 1 januari 2019 is de termijn om een btw-aangifte aan te vragen waarin om teruggaaf wordt verzocht beperkt tot zes maanden na het jaar waarin de kosten werden gemaakt. Tip. De btw is aftrekbaar vanaf het moment dat u als ondernemer wordt aangemerkt. Er is geen maximale termijn tussen het maken van de kosten, de eerste omzet of de KvK-inschrijving.

Btw op kosten is in principe aftrekbaar vanaf de eerste voorbereiding op het ondernemerschap, zelfs als de onderneming niet tot stand komt. Vraag de btw op de eerste kosten wel op tijd terug. Vanaf 01.01.2019 geldt: binnen zes maanden na het jaar waarin de kosten zijn gemaakt.

Laatste Nieuws

Extra bedrijfsactiviteit, wat u daarvoor moet regelen
woensdag 22 september 2021
  Veel ondernemers zijn door de coronacrisis gedwongen om te kijken naar uitbreiding en/of (gedeeltelijke) omschakeling van de... Lees verder...

 

 

LogoRB Vlak Erkend RB Kantoor RGB