botbijlvdmeerlogo

Nieuws

ADMINISTRATIE - BEWAARPLICHT

ADMINISTRATIE - BEWAARPLICHT

Wat met uw agenda op dat oude mobieltje?

Volgens de wet en de rechtspraak hoort alles wat enig licht kan werpen op uw fiscale verplichtingen, tot uw administratie. Dus ook uw (elektronische) agenda. Hoe zit het dan met de gegevens in uw elektronische agenda?

Het hemd van uw lijf …

Informatieplicht. Als ondernemer behoort u tot de administratieplichtigen en bent u (dus) verplicht de Belastingdienst desgevraagd te voorzien van informatie.

Gegevensdragers bewaren. Als ondernemer moet u dus een administratie hebben en de gegevens bewaren. Het gaat niet alleen om papier, maar ook om harddisks, geheugensticks en dvd’s met gegevens.

In de ‘cloud’. De ‘cloud’ lijkt op het eerste gezicht wellicht niet in dit rijtje te passen, maar u hoeft er niet aan te twijfelen dat ook de gegevens in de cloud tot uw administratie behoren én dus onder de bewaarplicht vallen.

En dan ook álles!

Lekker ruim. Het gaat niet alleen om gegevens uit uw boekhouding, maar ook om ‘voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens’. Het lijkt alsof de Belastingdienst echt alles van u wil weten en dat is ook zo!

Privégegevens? Veel ondernemers hebben al geprobeerd om (vermeende) privégegevens die met de belastingheffing niets te maken zouden hebben via de rechter buiten het bereik van de fiscus te houden. Doorgaans zonder succes.

24 uur per dag ondernemer?

Agenda. Ook voor wat betreft de agenda van de ondernemer is het duidelijk dat deze tot de administratie behoort en u zult deze dus moeten bewaren. Tip. Het gaat hier niet om ‘basisgegevens’, dus het is in principe mogelijk met de fiscus afspraken te maken over de bewaartermijn en de vorm waarin u de agendagegevens bewaart.

Aparte privéagenda. Er lijkt veel voor te zeggen om een aparte privéagenda aan te schaffen, zodat de fiscus alleen uw zakelijke agenda hoeft te zien. Als deze agenda echt alleen privégegevens bevat (dit zal de fiscus dan eerst willen vaststellen), zal de fiscus dit mogelijk respecteren.

Let op. Uw privéagenda met alleen maar privéafspraken kan echter voor de belastingheffing zeker van belang zijn. Zo kan uit uw privéagenda blijken dat bijvoorbeeld uw rittenadministratie niet deugt of dat u onmogelijk 1.225 uur aan uw onderneming kunt hebben besteed.

Wat met uw elektronische agenda?

Ook deze gegevens bewaren. Vandaag de dag heeft bijna iedereen een elektronische agenda, bijvoorbeeld op een smartphone of een tablet. Ook deze agenda (of beter gezegd: de daarin opgenomen gegevens) vallen onder de bewaarplicht.

Tip. De gegevens kunnen fysiek zijn opgeslagen op de smartphone of de tablet, maar vaak staan deze gegevens ook in de cloud. Als de gegevens daar beschikbaar blijven, hoeft u uw oude smartphone of tablet met agendafunctie zelf niet te bewaren.

Snel te analyseren. Elektronische agenda’s zijn vanwege de vele functies erg handig. En ook de fiscus kan deze gegevens snel analyseren. Als u de gegevens elektronisch voorhanden heeft, moet u deze aan de fiscus verstrekken.

Papieren agenda mag ook. U mag natuurlijk ook gewoon een papieren agenda hebben, de Belastingdienst mag namelijk niet van u eisen dat u uw agenda digitaal bijhoudt.

Ook de gegevens in uw elektronische agenda horen tot uw administratie. Die moet u dus bewaren en toegankelijk houden. Sla uw gegevens op in de cloud, dan zijn uw gegevens met weinig kosten overal beschikbaar en u hoeft dan uw oude smartphone of tablet niet te bewaren.

Gedegen administratie wettelijk verplicht

Gedegen administratie wettelijk verplicht

Bij het ondernemen hoort tevens een gedegen vastlegging van de (financiële) administratie. Hiertoe bent u zelfs wettelijk verplicht. Wat zijn de gevolgen als u zich daar niet aan houdt?

• Risico op verwerping van de administratie
• Omkering bewijslast
• Geen aanspraak op fiscale regelingen
• Mogelijk strafbaar



Administratie verworpen
De Belastingdienst verwierp de administratie van een restauranthouder. Terecht, zo stelde de rechtbank, want de onderneming had niet voldaan aan de administratieve verplichtingen op grond van Wet OB en AWR. Er bleek sprake te zijn van een schaduwboekhouding. Bij een boekenonderzoek werden de verschillen in geboekte omzet en kasontvangsten afgestemd met de schaduwboekhouding. De administratie werd verworpen en de inspecteur legde -met een omkering en verzwaring van de bewijslast- naheffingsaanslagen en vergrijpboeten op van 50 procent van de nageheven bedragen.

Omkering bewijslast

Het kan dus verstrekkende gevolgen hebben als de administratie niet volledig is en niet door de Belastingdienst binnen een redelijke termijn te controleren is. De Belastingdienst stelt dan zelf uw winst vast, met daaruit voortvloeiend een berekening van de verschuldigde belasting(en). Bent u het vervolgens niet eens met die berekening, dan zult u zelf moeten bewijzen dat de berekening van de Belastingdienst onjuist is. Dit heet 'omkering van bewijslast'. Ziet u maar eens op basis van een ondeugdelijke administratie tot een gedegen bewijsvoering te komen.

Geen recht op BTW vooraftrek
Zonder een goede administratie kunt u tevens geen aanspraak maken op fiscale regelingen, zoals de kleineondernemersregeling voor de BTW of zelfs van aftrek voorbelasting. Dit laatste concludeerde het Gerechtshof. Uit een boekenonderzoek bleek dat de administratie niet op orde was. De ondernemer kon van de geclaimde voorbelasting geen (kopie) facturen overleggen. Hieraan deed niet af dat de ondernemer de facturen door een verbouwing was kwijtgeraakt. De ondernemer had volgens de rechtbank geen recht op aftrek van voorbelasting.

Zelfs strafbaar?

De Tweede Kamer heeft aangekondigd het ontbreken van een fatsoenlijke boekhouding in het geval van een faillissement strafbaar te willen stellen. Hierover is reeds een motie aangenomen. In de motie is aangegeven dat een onvolledige of een onjuiste administratie een indicatie is voor onverantwoord ondernemerschap en zelfs een indicatie voor fraude kan zijn.

Bewaarplicht
Denkt u ook aan de bewaarplicht van uw administratie. De wettelijke fiscale bewaarplicht van de basisgegevens uit uw administratie is zeven jaar. Onder basisgegevens wordt onder meer verstaan: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en loonadministratie. Gegevens van onroerende zaken dienen tien jaar bewaard te blijven, indien sprake is van de zogenaamde herzieningstermijn voor de BTW.
Tegenwoordig wordt de administratie steeds meer digitaal vastgelegd. Zorgt u er voor dat uw huidige vastleggingen over zeven tot tien jaar nog steeds benaderbaar zijn.

Back-up
Uiteraard is een goede back-up procedure ook voor de korte termijn belangrijk. Zo heeft een onderneemster, waarvan de auto werd gestolen, ondervonden. Zij had haar boekhouding in de betreffende auto liggen en kon zodoende haar administratie niet meer aan de Belastingdienst overdragen. De rechtbank oordeelde dat de diefstal van de administratie in de risicosfeer van de onderneemster ligt. Ook het feit dat de onderneemster geen back-up heeft gemaakt, dient voor haar rekening te blijven.

Gedegen administratie

Een goed ingerichte en adequaat gevoerde administratie is van belang voor het voldoen aan uw wettelijke verplichtingen. Tevens is dit ook van belang voor uw eigen bedrijfsvoering. Per slot van rekening kunt u uw onderneming beter sturen op basis van gedegen informatie.

Laatste Nieuws

Extra bedrijfsactiviteit, wat u daarvoor moet regelen
woensdag 22 september 2021
  Veel ondernemers zijn door de coronacrisis gedwongen om te kijken naar uitbreiding en/of (gedeeltelijke) omschakeling van de... Lees verder...

 

 

LogoRB Vlak Erkend RB Kantoor RGB