botbijlvdmeerlogo

Nieuws

Extra bedrijfsactiviteit, wat u daarvoor moet regelen

 

Veel ondernemers zijn door de coronacrisis gedwongen om te kijken naar uitbreiding en/of (gedeeltelijke) omschakeling van de bedrijfsactiviteiten. In dit artikel zetten wij voor u op een rij wat er dan allemaal geregeld moet worden.

Andere wegen inslaan.
Als ondernemer krijgt u van tijd tot tijd te maken met ontwikkelingen waarop u moet reageren. De coronacrisis is hier een goed voorbeeld van. Zeker tijdens een lockdown zijn de mogelijkheden om de normale bedrijfsactiviteiten te verrichten in sommige sectoren zeer beperkt. Veel ondernemers zoeken daarom naar mogelijkheden om toch aan de slag te blijven. Wellicht zoekt u het in activiteiten die in het verlengde liggen van wat u al doet, maar misschien ziet u juist kansen op een heel ander terrein.
Tip.
Welke richting u ook op gaat met uw nieuwe activiteiten, regel vooraf de juridische, administratieve en fiscale zaken.
Kamer van Koophandel
Uw naam.
Bedenk eerst of u uw nieuwe activiteiten toevoegt aan uw bestaande activiteiten of dat u een nieuw bedrijf start.
Let op.
Houd daarbij in de gaten dat u slechts één eenmanszaak op uw naam kunt hebben. U kunt wel een eenmanszaak hebben en daarnaast vennoot zijn in een vennootschap onder firma.
Tip.
Een andere mogelijkheid is om uw eenmanszaak op te tuigen met een of meer extra handelsnamen voor de nieuwe activiteiten.

Omschrijving bedrijfsactiviteiten.
Pas zo nodig de opgave van uw activiteiten aan. Ga daarbij uit van de belangrijkste bedrijfsactiviteiten.
Tip.
Het aanpassen van uw bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel, dus ook het toevoegen van een nieuwe bedrijfsactiviteit of een extra bedrijfsnaam, domeinnaam, etc., is kosteloos.
Administratie
Totaal anders.
Als uw nieuwe bedrijfsactiviteiten totaal anders zijn dan uw huidige activiteiten, richt dan uw administratie opnieuw in. Zitten alle activiteiten in hetzelfde bedrijf, dan hoeft u maar één administratie voor alle bedrijfsactiviteiten bij te houden. Zorg er wel voor dat u de omzet, de kosten en de winst per activiteit kunt bepalen.
Tip.
 Open verschillende grootboekrekeningen voor de verschillende bedrijfsactiviteiten.

Facturen.
Factureert u vanuit uw boekhoudpakket, maak dan voor elke activiteit een aparte factuursjabloon aan met een eigen bedrijfsnaam, logo en contactgegevens.
Fiscale aangelegenheden
Eén aangifte.
Verricht u al uw activiteiten vanuit uw eenmanszaak, dan doet u voor de btw en de inkomstenbelasting aangifte voor het geheel aan activiteiten. Dat kan met uw huidige btw-identificatienummer en uw inloggegevens voor het aangifteportaal van de Belastingdienst.
Let op.
Als u gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling voor de btw, kijk dan of dit nog klopt in het licht van uw nieuwe activiteiten.
Risico’s inventariseren en beperken
Algemene voorwaarden.
Ga na welke extra risico’s u loopt met uw nieuwe activiteiten en hoe u deze kunt beperken. Mogelijk moet u uw huidige algemene voorwaarden aanpassen of heeft u nieuwe algemene voorwaarden nodig. Deponeer de nieuwe of aangepaste voorwaarden bij de Kamer van Koophandel of bij de rechtbank.

Verzekeringen.
Informeer bij uw tussenpersoon of rechtstreeks bij uw verzekeraar of uw nieuwe bedrijfsactiviteiten gevolgen hebben voor uw verzekeringen. Geeft u niets door aan uw verzekering, dan kan dat leiden tot een beperking of uitsluiting van het verzekerde risico.

Het is mogelijk om uw eenmanszaak op te tuigen met een of meer extra handelsnamen voor de nieuwe activiteiten. Het aanpassen van uw bedrijfsgegevens bij de Kamer van Koophandel, dus ook het toevoegen van een nieuwe bedrijfsactiviteit of een extra bedrijfsnaam, domeinnaam, etc., is kosteloos.

Mag u facturen digitaliseren?

De Belastingdienst heeft onlangs op zijn forum antwoord gegeven op de vraag of facturen gedigitaliseerd mogen worden. Wat moet u weten?

Conform de fiscale bewaarplicht moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering bewaren en wel in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Een veelvoorkomende vraag in ondernemersland is dan ook of papieren documenten die tot de administratie behoren, gedigitaliseerd morgen worden. De Belastingdienst heeft hier onlangs op zijn forum antwoord op gegeven.

Conversie. Onder voorwaarden mag u gegevens converteren (het overbrengen van gegevens van het ene opslagmedium naar het andere, zoals ook het scannen van papieren documenten). Let op.  Een balans, een staat van baten en lasten op papier en bepaalde douanedocumenten mag u niet converteren. Converteert u gegevens, dan moet u waarborgen dat:

  • de conversie juist en volledig gebeurt;

  • de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;

  • de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en controleerbaar zijn.

Tip.  Indien er aan de hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, hoeft u de originele papieren documenten niet meer te bewaren. De digitale versie neemt immers de plaatst in van het origineel.

Hoe scannen? Alle bladzijden (voor- en achterkant) met fiscaal relevante gegevens met de bijlagen van het document moeten worden ingescand. Let erop dat de schaal en verhouding van het document gelijk blijven aan het origineel. Ook dient u aandacht te besteden aan echtheidskenmerken, zoals: kleur, logo, watermerk en papiersoort. Deze kunnen namelijk bij het scannen verloren gaan. Kunt u deze kenmerken niet converteren, dan moet u dat met technische en/of organisatorische maatregelen compenseren. Bij technische maatregelen moet u bijv. denken aan een hoge resolutie kiezen bij een zwart-witscan. Het scannen in kleur geniet echter altijd de voorkeur, maar het is niet verplicht zolang er maar geen fiscaal relevante gegevens verloren gaan. Bij organisatorische maatregelen moet u bijv. denken aan aansluiting van het document met een bankafschrift van de betaling en vergelijking met een offerte, een pakbon, een orderbevestiging en correspondentie (e-mails en brieven) aangaande de transactie.

Voldoet u aan de waarborgen, dan hoeft u papieren documenten niet meer te bewaren. Scan wel alles!

Laatste Nieuws

Extra bedrijfsactiviteit, wat u daarvoor moet regelen
woensdag 22 september 2021
  Veel ondernemers zijn door de coronacrisis gedwongen om te kijken naar uitbreiding en/of (gedeeltelijke) omschakeling van de... Lees verder...

 

 

LogoRB Vlak Erkend RB Kantoor RGB