botbijlvdmeerlogo

Nieuws

Nieuw BTW nummer

Nieuw btw-nummer voor uw eenmanszaak vanaf 2020

Om fraude tegen te gaan, krijgen alle ondernemers met een eenmanszaak binnenkort een nieuw btw-nummer. Hierin is niet langer het BSN verwerkt. Wat betekent dit voor u? Welke zaken moet u per 1 januari 2020 aangepast hebben?

Persoonsfraude. Op dit moment bestaat het btw-nummer van uw eenmanszaak voor een groot deel uit uw burgerservicenummer (BSN). Het is voor fraudeurs eenvoudig om uw BSN te achterhalen, omdat u verplicht bent uw btw-nummer te vermelden op uw facturen en bij elektronische handel op uw website. Daarmee bestaat het risico dat er persoonsfraude wordt gepleegd met uw gegevens.

Willekeurig getal. Dit risico is reeds vorig jaar door de Autoriteit Persoonsgegevens aangekaart. Staatssecretaris Snel is naar aanleiding hiervan op zoek gegaan naar een alternatief. Dit is nu gevonden in de vorm van een nieuw nummer, dat net als uw huidige btw-nummer uit de combinatie NL, negen cijfers, B en twee cijfers bestaat. Het verschil is echter dat de negen cijfers een willekeurig getal zijn.

Alleen eenmanszaken. Alleen de btw-nummers van eenmanszaken worden aangepast. Voor andere rechtsvormen, zoals de BV of een vennootschap onder firma geldt namelijk dat het BSN van de eigenaar of de eigenaren hier niet in is verwerkt. Aanpassing van deze btw-nummers is daardoor dus niet noodzakelijk.

Aanpassingen noodzakelijk

Vanaf 1 januari 2020. Het nieuwe btw-nummer gaat gelden vanaf 1 januari 2020. U ontvangt binnenkort bericht van de fiscus met uw nieuwe nummer. U behoudt daarnaast uw huidige btw-nummer op basis van uw BSN. Dit nummer blijft u gebruiken in uw communicatie met de fiscus, bijv. bij het doen van btw-aangifte.

Zakelijke contacten. Het nieuwe btw-nummer moet u vanaf 2020 voor al uw zakelijke contacten gebruiken. Dit betekent dat u het nodige moet aanpassen, zoals uw factuur- en briefpapier, uw website en mogelijk andere communicatiemiddelen waarop uw btw-nummer staat. Ook in uw administratiesoftware moet u uiteraard uw nieuwe btw-nummer opnemen. Let op. Ook de btw-nummers van relaties (klanten of leveranciers) die in een eenmanszaak ondernemen, zullen wijzigen.

Verleggingsregeling. Vergeet niet uw nieuwe btw-nummer door te geven aan leveranciers die de verschuldigde btw naar u verleggen. Zij zijn namelijk verplicht uw (juiste) btw-nummer op hun factuur te vermelden.

Internationaal

Verkopen binnen de EU. De wijziging van uw btw-nummer heeft ook zeker invloed bij internationale transacties. Verkoopt u binnen de EU, dan moet u vanaf 1 januari 2020 vanzelfsprekend uw nieuwe btw-nummer op de factuur vermelden.

Inkopen binnen de EU. Vooral bij inkopen in het buitenland (binnen de EU) moet u opletten. Uw leverancier moet namelijk uw nieuwe btw-nummer op zijn factuur weergeven. Er hoeft dan geen btw op de factuur te worden vermeld. Tip.  Ontvangt u in 2020 een factuur voor goederen of diensten die reeds in 2019 zijn geleverd, dan is het geen probleem dat hierop nog uw oude btw-nummer staat vermeld.

Verificatie. Vanaf 2020 zijn ook de nieuwe btw-nummers te verifiëren in het uitwisselingssysteem voor btw-informatie (http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies) . Daarnaast wordt uw registratie voor de Mini One Stop Shop-regeling (MOSS-regeling) automatisch door de fiscus omgezet naar uw nieuwe btw-nummer.

Zorg voor tijdige aanpassing van uw factuur- en briefpapier, e.d. Zorg er ook voor dat uw internationale leveranciers voor 2020 op de hoogte zijn van uw nieuwe btw-nummer. Zo voorkomt u dat zij uw oude btw-nummer (te lang) blijven hanteren waardoor een aanpassing van hun factuur in 2020 noodzakelijk is.

Personeel

U wilt uw werknemer vaste kosten vergoeden, hoe dan?

Stel, u wilt uw werknemer wat meer aan u binden, bijvoorbeeld door een vaste kostenvergoeding te geven. Dat doet u het liefst fiscaal onbelast. Hoe pakt u dat aan om naheffingen en boetes te voorkomen?
 

Terugkerende kosten. Als u werknemers heeft die met regelmaat terugkerende kosten maken, kan het handig zijn om i.p.v. declaraties te kiezen voor een vaste kostenvergoeding. Hoe doet u dat?

Vrije ruimte

U kunt de vaste kostenvergoeding onderbrengen in de vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom). Het voordeel daarvan is dat u geen kostenonderzoek hoeft te doen. Het nadeel hiervan is dat uw vrije ruimte op deze manier sneller gevuld raakt en u zo dus eventuele andere vergoedingen en verstrekkingen niet meer in de vrije ruimte kunt onderbrengen. Als u de vrije ruimte overschrijdt, bent u 80% eindheffing verschuldigd. Vergoedingen of verstrekkingen die worden aangewezen als eindheffingsloon, mogen niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is.

Eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking die u aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte, mag dus niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden als gebruikelijk aangemerkt en mogen dus in de vrije ruimte worden opgenomen. Let op. Hiervoor worden alle vergoedingen en verstrekkingen van een werknemer in de vrije ruimte bij elkaar geteld.

Anders onderbrengen?

Raakt de vrije ruimte vol of wilt u de vrije ruimte voor andere zaken gebruiken, dan kunt u de vaste kostenvergoeding, onder voorwaarde dat u vooraf onderzoek doet naar de kosten die de werknemers werkelijk maken, onderbrengen in een van de gerichte vrijstellingen of als intermediaire kosten (kosten die uw werknemer in opdracht van u voorschiet en dus bij de onderneming thuishoren, zoals benzinekosten voor de auto van de zaak of relatiegeschenken). De vaste vergoeding blijft zo belastingvrij en komt niet ten laste van de vrije ruimte.

Hoe doet u een kostenonderzoek?

  1. Bepaal eerst voor welke kostensoorten de kostenvergoeding bedoeld is.
  2. Deel uw werknemers in in groepen die naar aard en omvang vergelijkbaar zijn. Dus als werknemers van bijv. de afdeling Buitendienst dezelfde kosten maken, zet u deze in een groep.
  3. Verzamel dan ongeveer drie maanden de bonnetjes per werknemer. Let op.  Het moet duidelijk zijn waarvoor de kosten zijn gemaakt. Koopt een werknemer een relatiegeschenk voor een klant, dan moet er op het bonnetje staan voor welke klant en waarom.
  4. Bewaar deze specificatie in uw loonadministratie. Bij het ontbreken van de onderbouwing kan de Belastingdienst u een naheffing opleggen! Let op 1.  Het kostenonderzoek moet voor de uitbetaling van de kostenvergoeding hebben plaatsgevonden. Let op 2. Doet u geen kostenonderzoek, dan behoort de vergoeding tot het belaste loon.

Tip. Ga gedurende drie maanden na welke kosten er voorkomen en schrijf per keer dat een bepaalde kostensoort zich voordoet het bedrag en een toelichting in het model. Bepaal het gemiddelde per werknemer.

Raakt de vrije ruimte vol of wilt u die voor andere zaken gebruiken, geef dan een vaste kostenvergoeding die u onderbrengt in een van de gerichte vrijstellingen. U moet wel een kostenonderzoek doen waarbij u de kosten bijv. drie maanden volgt.

Laatste Nieuws

Nieuw BTW nummer
dinsdag 05 november 2019
Nieuw btw-nummer voor uw eenmanszaak vanaf 2020 Om fraude tegen te gaan, krijgen alle ondernemers met een eenmanszaak binnenkort een nieuw... Lees verder...

 

 

LogoRB Vlak Erkend RB Kantoor RGB