Terugkerende kosten. Als u werknemers heeft die met regelmaat terugkerende kosten maken, kan het handig zijn om i.p.v. declaraties te kiezen voor een vaste kostenvergoeding. Hoe doet u dat?

Vrije ruimte

U kunt de vaste kostenvergoeding onderbrengen in de vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom). Het voordeel daarvan is dat u geen kostenonderzoek hoeft te doen. Het nadeel hiervan is dat uw vrije ruimte op deze manier sneller gevuld raakt en u zo dus eventuele andere vergoedingen en verstrekkingen niet meer in de vrije ruimte kunt onderbrengen. Als u de vrije ruimte overschrijdt, bent u 80% eindheffing verschuldigd. Vergoedingen of verstrekkingen die worden aangewezen als eindheffingsloon, mogen niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is.

Eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking die u aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte, mag dus niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden als gebruikelijk aangemerkt en mogen dus in de vrije ruimte worden opgenomen. Let op. Hiervoor worden alle vergoedingen en verstrekkingen van een werknemer in de vrije ruimte bij elkaar geteld.

Anders onderbrengen?

Raakt de vrije ruimte vol of wilt u de vrije ruimte voor andere zaken gebruiken, dan kunt u de vaste kostenvergoeding, onder voorwaarde dat u vooraf onderzoek doet naar de kosten die de werknemers werkelijk maken, onderbrengen in een van de gerichte vrijstellingen of als intermediaire kosten (kosten die uw werknemer in opdracht van u voorschiet en dus bij de onderneming thuishoren, zoals benzinekosten voor de auto van de zaak of relatiegeschenken). De vaste vergoeding blijft zo belastingvrij en komt niet ten laste van de vrije ruimte.

Hoe doet u een kostenonderzoek?

1. Bepaal eerst voor welke kostensoorten de kostenvergoeding bedoeld is.
2. Deel uw werknemers in in groepen die naar aard en omvang vergelijkbaar zijn. Dus als werknemers van bijv. de afdeling Buitendienst dezelfde kosten maken, zet u deze in een groep.
3. Verzamel dan ongeveer drie maanden de bonnetjes per werknemer. Let op.  Het moet duidelijk zijn waarvoor de kosten zijn gemaakt. Koopt een werknemer een relatiegeschenk voor een klant, dan moet er op het bonnetje staan voor welke klant en waarom.
4. Bewaar deze specificatie in uw loonadministratie. Bij het ontbreken van de onderbouwing kan de Belastingdienst u een naheffing opleggen! Let op 1.  Het kostenonderzoek moet voor de uitbetaling van de kostenvergoeding hebben plaatsgevonden. Let op 2. Doet u geen kostenonderzoek, dan behoort de vergoeding tot het belaste loon.

Tip. Ga gedurende drie maanden na welke kosten er voorkomen en schrijf per keer dat een bepaalde kostensoort zich voordoet het bedrag en een toelichting in het model. Bepaal het gemiddelde per werknemer.