Geen btw-factuur nodig, dan ook geen btw afdragen?

Geen aftrek, geen afdracht?

Niet btw-plichtig. Als ondernemer doet u waarschijnlijk ook wel eens zaken met ondernemers die de btw niet kunnen aftrekken (bijvoorbeeld ondernemers die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling of vrijgestelde ondernemers, zoals mensen met een medisch of paramedisch beroep). Betekent het feit dat deze ondernemers de btw niet kunnen aftrekken dan ook dat u de btw niet in rekening hoeft te brengen en ook niet hoeft af te dragen? Deze vlieger gaat helaas niet op.

Altijd een factuur uitreiken

Met btw. Als ondernemer moet u een factuur uitreiken bij leveringen of diensten aan andere ondernemers. Binnen de btw speelt de factuur een belangrijke rol. De factuur vermeldt het bedrag dat de leverancier aan btw in rekening brengt (en ook moet afdragen). Voor de afnemer is de factuur een soort waardepapier dat het recht op aftrek van de aan hem in rekening gebrachte btw belichaamt. Let op.  Niet alle ondernemers kunnen de btw in aftrek brengen, maar ook dan bent u verplicht een factuur uit te reiken die aan alle eisen voldoet, met dus ook het btw-bedrag correct vermeld.

Wat moet er op de factuur staan?

Op de factuur moeten de volgende gegevens staan:

• de naam en het adres van de leverancier;
• de naam en het adres van de afnemer;
• het btw-nummer van de leverancier;
• het KvK-nummer van de leverancier;
• de datum van de factuur;
• een factuurnummer. Let op.  Dit moeten unieke en opeenvolgende nummers zijn;
• een omschrijving van het geleverde product of dienst en de omvang daarvan;
• de leverdatum of datum van de voorschotnota;
• het factuurbedrag exclusief btw;
• het btw-tarief;
• het btw-bedrag.

Tip.  Bij een factuurbedrag van € 100 of lager (inclusief btw) hoeven er minder gegevens te worden vermeld. Een kassabon volstaat dan al vaak.

Wat moet u bewaren?

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren. U moet hierin in ieder geval de volgende gegevens opnemen:

• alle contante uitgaven en ontvangsten (kasadministratie);
• alle ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen (in- en verkoopadministratie);
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
• agenda’s en afsprakenboeken;
• correspondentie;
• gegevensbestanden met bijbehorende software.

Let op.  De Belastingdienst kan ‘nare’ gevolgen verbinden aan het ‘kwijtraken’ van stukken.

Hoe bewaren? De Belastingdienst schrijft voor dat u alle gegevens in de originele vorm bewaart. Dus een factuur die u op papier ontvangt, bewaart u in de papieren versie. Komt een factuur digitaal binnen, dan bewaart u deze digitale factuur. Natuurlijk mag u de gegevens daarnaast ook in een andere vorm bewaren. U kunt alle papieren gegevens digitaliseren of alle digitale gegevens printen. Tip.  Dien hiervoor dan een verzoek in bij de Belastingdienst.