Kasadministratie verplicht?

Wat speelde er?

Contante betalingen. In deze zaak voor het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 05.06.2015 (GHARL:2015:3787) , gaat het om een ondernemer die twee winkels exploiteert. In de ene verkoopt hij Surinaamse levensmiddelen en in de andere vliegtickets. Omdat er geen pinautomaat aanwezig is in de levensmiddelenwinkel vinden alle betalingen daar contant plaats. In de reiswinkel is dit het geval voor 50% van de verkopen.

Boekenonderzoek. Bij een boekenonderzoek wil de fiscus inzage in de kasadministratie. Daarmee kan deze controleren of de aangegeven omzet overeenkomt met de ontvangsten. En welke inkopen er zijn gedaan. De ondernemer kan echter geen kasadministratie overleggen. In de levensmiddelenwinkel wordt wel bijgehouden hoeveel de dagopbrengst is, maar dat is dan ook alles. Ook van inkopen ontbreken de nodige bonnen.

Wettelijke administratieplicht

Omkering van de bewijslast. Nu de kasadministratie ontbreekt, stelt de fiscus dat de ondernemer niet heeft voldaan aan zijn wettelijke administratieplicht. Dit betekent een omkering van de bewijslast. Concreet maakt de fiscus een inschatting van de behaalde winsten. De ondernemer zal dan moeten aantonen dat deze onjuist is.

Forse correcties. Ondanks verschillende pogingen lukt het de ondernemer niet de rechter te overtuigen van de onjuistheid van de berekeningen van de Belastingdienst.

Gevolg kost veel geld ... Als gevolg daarvan moet hij aanzienlijke navorderingsaanslagen betalen, verhoogd met heffingsrente en een boete.

Hoe moet het dan wel?

Kasboek goed bijhouden. Als u onderneemt met contant geld, bent u wettelijk verplicht een kasboek bij te houden. Afhankelijk van de omvang van de kasstromen in uw onderneming doet u er verstandig aan om uw kasboek dagelijks of wekelijks bij te werken. Zo voorkomt u dat er fouten ontstaan en dat er zaken worden vergeten.

Digitaal of handmatig. U mag de administratie zowel handmatig als digitaal voeren. Zorg er wel voor dat uw kasmutaties worden ondersteund door kasbescheiden, zoals bonnetjes en kwitanties. Let op. Daarnaast moet u periodiek de kas natellen en deze controle in een kastellijst vastleggen.

Hoe voorkomt u dat uw kasadministratie wordt verworpen? En dat de fiscus u confronteert met een omkering van de bewijslast? U moet er uiteraard voor zorgen dat uw kasadministratie regelmatig en nauwkeurig wordt bijgehouden.

Aandachtspunten. De fiscus kijkt tijdens een controle bijvoorbeeld of er op enig moment sprake is van een negatieve kas. Dit zou kunnen duiden op niet-verantwoorde omzetten. Verder kijkt de fiscus naar opvallende privéstortingen in de onderneming.

Toets. Met de ‘chikwadraattoets’ kan worden nagegaan of de administratie door de ondernemer zelf is bedacht. Uit onderzoek blijkt dat men dan namelijk veelvuldig dezelfde cijfers gebruikt.