Wettelijk bent u verplicht om bescheiden en andere gegevensdragers die (fiscaal) relevant kunnen zijn, zeven jaar te bewaren. Dat betreft dan met name de primaire administratie, zoals het grootboek en de vastlegging van debiteuren, crediteuren, in- en verkoop, voorraad en loonadministratie.
Hier zijn echter uitzonderingen op. Soms, met name bij onroerendgoedtransacties, is het zaak die bescheiden minimaal negen jaar te bewaren, in verband met de eventuele fiscale herzieningsperiode voor de btw. De onderstaande tabel geeft een overzicht met bewaartermijnen.
Documenten
Bewaar-termijn
Bewaren vanaf
Algemene administratie
7 jaar
Vanaf 1 januari na start administratie boekjaar
Facturen
7 jaar
Na opstellen c.q. ontvangst factuur
Gegevens loonadministratie (fiscaal belang)
5 jaar
Vanaf het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd
Gegevens personeelsdossier (géén fiscaal belang) getuigschriften, correspondentie, ontwikkelingsplan, etc.
2 jaar
Twee jaar na uitdiensttreding
Jaarrekening en accountantsverklaring
7 jaar
Vanaf datum goedkeuring jaarrekening
Administratie van een ontbonden rechtspersoon, inclusief bescheiden en gegevensdrager
7 jaar
Na ontbinding rechtspersoon
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed
9 jaar
Volgend op het jaar van ingebruikname
Dividendnota’s
5 jaar
Na opstellen
Subsidieadministratie
7 jaar
Vanaf datum opstellen
Werknemers die aan gevaarlijke stoffen worden blootgesteld; arbeidsgezondheidskundig onderzoek en lijsten van werknemers die zijn blootgesteld aan kankerverwekkende stoffen en asbest
40 jaar
Vanaf beëindiging van de blootstelling aan gevaarlijke stoffen
Vragen of advies nodig?
Heeft u vragen over uw administratie of belasting? Of heeft u fiscale en financiële advies nodig? Neem dan contact met ons op.