ADMINISTRATIE - BEWAARPLICHT

Wat met uw agenda op dat oude mobieltje?

Het hemd van uw lijf …

Informatieplicht. Als ondernemer behoort u tot de administratieplichtigen en bent u (dus) verplicht de Belastingdienst desgevraagd te voorzien van informatie.

Gegevensdragers bewaren. Als ondernemer moet u dus een administratie hebben en de gegevens bewaren. Het gaat niet alleen om papier, maar ook om harddisks, geheugensticks en dvd’s met gegevens.

In de ‘cloud’. De ‘cloud’ lijkt op het eerste gezicht wellicht niet in dit rijtje te passen, maar u hoeft er niet aan te twijfelen dat ook de gegevens in de cloud tot uw administratie behoren én dus onder de bewaarplicht vallen.

En dan ook álles!

Lekker ruim. Het gaat niet alleen om gegevens uit uw boekhouding, maar ook om ‘voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens’. Het lijkt alsof de Belastingdienst echt alles van u wil weten en dat is ook zo!

Privégegevens? Veel ondernemers hebben al geprobeerd om (vermeende) privégegevens die met de belastingheffing niets te maken zouden hebben via de rechter buiten het bereik van de fiscus te houden. Doorgaans zonder succes.

24 uur per dag ondernemer?

Agenda. Ook voor wat betreft de agenda van de ondernemer is het duidelijk dat deze tot de administratie behoort en u zult deze dus moeten bewaren. Tip. Het gaat hier niet om ‘basisgegevens’, dus het is in principe mogelijk met de fiscus afspraken te maken over de bewaartermijn en de vorm waarin u de agendagegevens bewaart.

Aparte privéagenda. Er lijkt veel voor te zeggen om een aparte privéagenda aan te schaffen, zodat de fiscus alleen uw zakelijke agenda hoeft te zien. Als deze agenda echt alleen privégegevens bevat (dit zal de fiscus dan eerst willen vaststellen), zal de fiscus dit mogelijk respecteren.

Let op. Uw privéagenda met alleen maar privéafspraken kan echter voor de belastingheffing zeker van belang zijn. Zo kan uit uw privéagenda blijken dat bijvoorbeeld uw rittenadministratie niet deugt of dat u onmogelijk 1.225 uur aan uw onderneming kunt hebben besteed.

Wat met uw elektronische agenda?

Ook deze gegevens bewaren. Vandaag de dag heeft bijna iedereen een elektronische agenda, bijvoorbeeld op een smartphone of een tablet. Ook deze agenda (of beter gezegd: de daarin opgenomen gegevens) vallen onder de bewaarplicht.

Tip. De gegevens kunnen fysiek zijn opgeslagen op de smartphone of de tablet, maar vaak staan deze gegevens ook in de cloud. Als de gegevens daar beschikbaar blijven, hoeft u uw oude smartphone of tablet met agendafunctie zelf niet te bewaren.

Snel te analyseren. Elektronische agenda’s zijn vanwege de vele functies erg handig. En ook de fiscus kan deze gegevens snel analyseren. Als u de gegevens elektronisch voorhanden heeft, moet u deze aan de fiscus verstrekken.

Papieren agenda mag ook. U mag natuurlijk ook gewoon een papieren agenda hebben, de Belastingdienst mag namelijk niet van u eisen dat u uw agenda digitaal bijhoudt.