De Belastingdienst heeft onlangs op zijn forum antwoord gegeven op de vraag of facturen gedigitaliseerd mogen worden. Wat moet u weten?
Conform de fiscale bewaarplicht moet u alles wat van belang is voor de bedrijfsvoering bewaren en wel in de vorm waarin het deel is gaan uitmaken van uw administratie. Een veelvoorkomende vraag in ondernemersland is dan ook of papieren documenten die tot de administratie behoren, gedigitaliseerd morgen worden. De Belastingdienst heeft hier onlangs op zijn forum antwoord op gegeven.
Conversie. Onder voorwaarden mag u gegevens converteren (het overbrengen van gegevens van het ene opslagmedium naar het andere, zoals ook het scannen van papieren documenten). Let op. Een balans, een staat van baten en lasten op papier en bepaalde douanedocumenten mag u niet converteren. Converteert u gegevens, dan moet u waarborgen dat:
-
de conversie juist en volledig gebeurt;
-
de geconverteerde gegevens gedurende de gehele bewaartermijn beschikbaar zijn;
-
de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te reproduceren, leesbaar te maken en controleerbaar zijn.
Tip. Indien er aan de hiervoor genoemde voorwaarden wordt voldaan, hoeft u de originele papieren documenten niet meer te bewaren. De digitale versie neemt immers de plaatst in van het origineel.
Hoe scannen? Alle bladzijden (voor- en achterkant) met fiscaal relevante gegevens met de bijlagen van het document moeten worden ingescand. Let erop dat de schaal en verhouding van het document gelijk blijven aan het origineel. Ook dient u aandacht te besteden aan echtheidskenmerken, zoals: kleur, logo, watermerk en papiersoort. Deze kunnen namelijk bij het scannen verloren gaan. Kunt u deze kenmerken niet converteren, dan moet u dat met technische en/of organisatorische maatregelen compenseren. Bij technische maatregelen moet u bijv. denken aan een hoge resolutie kiezen bij een zwart-witscan. Het scannen in kleur geniet echter altijd de voorkeur, maar het is niet verplicht zolang er maar geen fiscaal relevante gegevens verloren gaan. Bij organisatorische maatregelen moet u bijv. denken aan aansluiting van het document met een bankafschrift van de betaling en vergelijking met een offerte, een pakbon, een orderbevestiging en correspondentie (e-mails en brieven) aangaande de transactie.
Voldoet u aan de waarborgen, dan hoeft u papieren documenten niet meer te bewaren. Scan wel alles!