botbijlvdmeerlogo

Nieuws

Personeel

U wilt uw werknemer vaste kosten vergoeden, hoe dan?

Stel, u wilt uw werknemer wat meer aan u binden, bijvoorbeeld door een vaste kostenvergoeding te geven. Dat doet u het liefst fiscaal onbelast. Hoe pakt u dat aan om naheffingen en boetes te voorkomen?
 

Terugkerende kosten. Als u werknemers heeft die met regelmaat terugkerende kosten maken, kan het handig zijn om i.p.v. declaraties te kiezen voor een vaste kostenvergoeding. Hoe doet u dat?

Vrije ruimte

U kunt de vaste kostenvergoeding onderbrengen in de vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom). Het voordeel daarvan is dat u geen kostenonderzoek hoeft te doen. Het nadeel hiervan is dat uw vrije ruimte op deze manier sneller gevuld raakt en u zo dus eventuele andere vergoedingen en verstrekkingen niet meer in de vrije ruimte kunt onderbrengen. Als u de vrije ruimte overschrijdt, bent u 80% eindheffing verschuldigd. Vergoedingen of verstrekkingen die worden aangewezen als eindheffingsloon, mogen niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is.

Eindheffingsloon. De vergoeding of verstrekking die u aanwijst als eindheffingsloon in de vrije ruimte, mag dus niet meer dan 30% afwijken van hetgeen gebruikelijk is. Vergoedingen en verstrekkingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar worden als gebruikelijk aangemerkt en mogen dus in de vrije ruimte worden opgenomen. Let op. Hiervoor worden alle vergoedingen en verstrekkingen van een werknemer in de vrije ruimte bij elkaar geteld.

Anders onderbrengen?

Raakt de vrije ruimte vol of wilt u de vrije ruimte voor andere zaken gebruiken, dan kunt u de vaste kostenvergoeding, onder voorwaarde dat u vooraf onderzoek doet naar de kosten die de werknemers werkelijk maken, onderbrengen in een van de gerichte vrijstellingen of als intermediaire kosten (kosten die uw werknemer in opdracht van u voorschiet en dus bij de onderneming thuishoren, zoals benzinekosten voor de auto van de zaak of relatiegeschenken). De vaste vergoeding blijft zo belastingvrij en komt niet ten laste van de vrije ruimte.

Hoe doet u een kostenonderzoek?

  1. Bepaal eerst voor welke kostensoorten de kostenvergoeding bedoeld is.
  2. Deel uw werknemers in in groepen die naar aard en omvang vergelijkbaar zijn. Dus als werknemers van bijv. de afdeling Buitendienst dezelfde kosten maken, zet u deze in een groep.
  3. Verzamel dan ongeveer drie maanden de bonnetjes per werknemer. Let op.  Het moet duidelijk zijn waarvoor de kosten zijn gemaakt. Koopt een werknemer een relatiegeschenk voor een klant, dan moet er op het bonnetje staan voor welke klant en waarom.
  4. Bewaar deze specificatie in uw loonadministratie. Bij het ontbreken van de onderbouwing kan de Belastingdienst u een naheffing opleggen! Let op 1.  Het kostenonderzoek moet voor de uitbetaling van de kostenvergoeding hebben plaatsgevonden. Let op 2. Doet u geen kostenonderzoek, dan behoort de vergoeding tot het belaste loon.

Tip. Ga gedurende drie maanden na welke kosten er voorkomen en schrijf per keer dat een bepaalde kostensoort zich voordoet het bedrag en een toelichting in het model. Bepaal het gemiddelde per werknemer.

Raakt de vrije ruimte vol of wilt u die voor andere zaken gebruiken, geef dan een vaste kostenvergoeding die u onderbrengt in een van de gerichte vrijstellingen. U moet wel een kostenonderzoek doen waarbij u de kosten bijv. drie maanden volgt.

Kleine ondernemersregeling

De nieuwe KOR, welke omzet telt mee?

Als uw omzet in 2020 lager dan € 20.000 is, dan kunt u kiezen voor de nieuwe kleineondernemersregeling (KOR). Maar niet alle omzet telt mee. Soms kunt u dus ook meedoen als uw omzet hoger is. Hoe zit dat precies?
 

Nieuwe KOR

Regeling. De kleineondernemersregeling (KOR) levert menig ondernemer in de btw een leuk voordeeltje op. Vanaf 1 januari 2020 kan de nieuwe KOR echter alleen nog worden toegepast door ondernemers met een omzet tot € 20.000. Deze omzetdrempel verdient nadere aandacht, want niet alle omzet telt mee. In grote lijnen telt de omzet waarover u btw in rekening brengt wel mee en telt de omzet waarover u geen btw in rekening brengt niet mee, maar natuurlijk zijn er uitzonderingen.

Vrijstelling. Btw-vrijgestelde omzet telt niet mee. Als u bijvoorbeeld medische diensten verricht (vrijgesteld) en daarnaast voedingssupplementen levert (belast), dan hoeft u de omzet medische diensten niet mee te tellen. Let op. Sommige btw-vrijgestelde omzet telt wel mee. Lees verder.

Verkoop bedrijfsmiddelen. Als u bedrijfsmiddelen verkoopt die u in de onderneming heeft gebruikt, dan telt de omzet uit deze verkoop niet mee. Het gaat dan om roerende en onroerende zaken die op de balans stonden. Het maakt niet uit of de levering btw-belast of btw-vrijgesteld was.

Diensten over de grens. Diensten die u aan ondernemers in andere EU-landen of daarbuiten verricht, zijn (meestal) niet belast in Nederland. Is de btw verlegd naar de afnemer? De prestatie is dan niet in Nederland belast(baar) en telt daardoor niet mee voor de omzetdrempel.

Elektronische diensten. Verricht u elektronische diensten aan particulieren, dan telt de omzet niet mee als u geen Nederlandse btw in rekening hoeft te brengen. Dat geldt voor particulieren binnen (als deze omzet hoger is dan € 10.000) en buiten de EU (als u MOSS-aangifte moet doen).

Afstandsverkopen/installatieleveringen. Als u goederen verkoopt aan particulieren in andere EU-landen, moet u boven bepaalde omzetten buitenlandse btw berekenen. Ook als u installatieleveringen buiten Nederland verricht, is de levering belast(baar) in het land van installatie. Die omzet telt dan niet (meer) mee voor de omzetdrempel.

Deze omzet telt wel mee

Btw-verlegd in Nederland. Als u in Nederland btw-verlegde omzet heeft, bijv. in de bouw- of schoonmaaksector of bij levering van bepaalde elektronica, dan telt de omzet wel mee.

Onroerende zaken. Omzet uit levering en verhuur van onroerende zaken tellen wel mee voor de omzetdrempel. Ook btw-vrijgestelde omzet telt dus mee! Alleen als een onroerende zaak wordt geleverd die in de onderneming als bedrijfsmiddel is gebruikt, telt de omzet niet mee. Let op. Verhuurt u onroerende zaken btw-belast, dan mag u niet deelnemen aan de nieuwe KOR.

Financiële en verzekeringsdiensten. Diensten die onder de financiële of verzekeringsvrijstelling vallen, tellen wel mee. Dat geldt dus ook voor rente op uitstaande leningen.

0% btw. Leveringen en diensten met 0% btw, zoals leveringen aan EU-ondernemers en export van goederen buiten de EU, tellen wel mee. Ook leveringen aan internationale organisaties met een ‘vrijstellingsverklaring’ tellen mee.

Kijk niet alleen naar de omzet in uw jaarverslag of in uw btw-aangifte om te beoordelen of u de nieuwe KOR mag toepassen. Download als hulp onze rekentools. Let op de uitzonderingen. Met ons beslismodel ziet u in eerste aanleg of u in aanmerking komt.

Laatste Nieuws

Urencriterium 2020
maandag 18 mei 2020
Versoepeling fiscale urencriterium Door corona is het fiscale urencriterium van minimaal 1.225 uur per jaar aanzienlijk versoepeld. Hoe ziet dat... Lees verder...

 

 

LogoRB Vlak Erkend RB Kantoor RGB