botbijlvdmeerlogo

Nieuws

Kasadministratie verplicht?

Als er bij uw bedrijf veel contante betalingen plaatsvinden, dan bent u verplicht een kasboek bij te houden. De fiscus confronteert u anders met een omkering van de bewijslast. Een collega-ondernemer kwam hierdoor in een lastig parket.

Wat speelde er?

Contante betalingen. In deze zaak voor het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 05.06.2015 (GHARL:2015:3787) , gaat het om een ondernemer die twee winkels exploiteert. In de ene verkoopt hij Surinaamse levensmiddelen en in de andere vliegtickets. Omdat er geen pinautomaat aanwezig is in de levensmiddelenwinkel vinden alle betalingen daar contant plaats. In de reiswinkel is dit het geval voor 50% van de verkopen.

Boekenonderzoek. Bij een boekenonderzoek wil de fiscus inzage in de kasadministratie. Daarmee kan deze controleren of de aangegeven omzet overeenkomt met de ontvangsten. En welke inkopen er zijn gedaan. De ondernemer kan echter geen kasadministratie overleggen. In de levensmiddelenwinkel wordt wel bijgehouden hoeveel de dagopbrengst is, maar dat is dan ook alles. Ook van inkopen ontbreken de nodige bonnen.

Wettelijke administratieplicht

Omkering van de bewijslast. Nu de kasadministratie ontbreekt, stelt de fiscus dat de ondernemer niet heeft voldaan aan zijn wettelijke administratieplicht. Dit betekent een omkering van de bewijslast. Concreet maakt de fiscus een inschatting van de behaalde winsten. De ondernemer zal dan moeten aantonen dat deze onjuist is.

Forse correcties. Ondanks verschillende pogingen lukt het de ondernemer niet de rechter te overtuigen van de onjuistheid van de berekeningen van de Belastingdienst.

Gevolg kost veel geld ... Als gevolg daarvan moet hij aanzienlijke navorderingsaanslagen betalen, verhoogd met heffingsrente en een boete.

Hoe moet het dan wel?

Kasboek goed bijhouden. Als u onderneemt met contant geld, bent u wettelijk verplicht een kasboek bij te houden. Afhankelijk van de omvang van de kasstromen in uw onderneming doet u er verstandig aan om uw kasboek dagelijks of wekelijks bij te werken. Zo voorkomt u dat er fouten ontstaan en dat er zaken worden vergeten.

Digitaal of handmatig. U mag de administratie zowel handmatig als digitaal voeren. Zorg er wel voor dat uw kasmutaties worden ondersteund door kasbescheiden, zoals bonnetjes en kwitanties. Let op. Daarnaast moet u periodiek de kas natellen en deze controle in een kastellijst vastleggen.

 

Controle fiscus

Hoe voorkomt u dat uw kasadministratie wordt verworpen? En dat de fiscus u confronteert met een omkering van de bewijslast? U moet er uiteraard voor zorgen dat uw kasadministratie regelmatig en nauwkeurig wordt bijgehouden.

Aandachtspunten. De fiscus kijkt tijdens een controle bijvoorbeeld of er op enig moment sprake is van een negatieve kas. Dit zou kunnen duiden op niet-verantwoorde omzetten. Verder kijkt de fiscus naar opvallende privéstortingen in de onderneming.

Toets. Met de ‘chikwadraattoets’ kan worden nagegaan of de administratie door de ondernemer zelf is bedacht. Uit onderzoek blijkt dat men dan namelijk veelvuldig dezelfde cijfers gebruikt.

Houd met regelmaat (per dag of wekelijks) een nauwkeurige kasadministratie bij. Controleer met een kastelling uw administratie. Zo voorkomt u fiscaal gedoe.

Belastingcontrole

Adviseur er meteen bij?

Iedere onderneming krijgt vroeg of laat te maken met een belastingcontrole. U kunt zo’n onderzoek wellicht prima zelf afhandelen maar waarom is het verstandig toch uw adviseur hier (op tijd) bij te betrekken?

Aankondiging boekenonderzoek

Vooraf bericht. Als u te maken krijgt met een boekenonderzoek, dan krijgt u hierover altijd vooraf bericht. De fiscus kondigt aan wanneer hij bij uw onderneming wil komen controleren. Daarnaast legt hij schriftelijk vast op welke belastingmiddelen en jaren de controle ziet, bijvoorbeeld de aanvaardbaarheid van de btw-aangiften over de jaren 2009 tot en met 2013. Let op. Dit betekent niet dat de fiscus zijn onderzoek niet kan uitbreiden. Als daar aanleiding toe is, kan hij meerdere jaren en andere middelen aan het onderzoek toevoegen.

Op welk moment adviseur erbij? Een dilemma waar veel ondernemers mee worstelen, is op welk moment zij hun adviseur bij een dergelijke controle moeten betrekken. Al direct bij aanvang? Of als de controle nagenoeg is afgerond en er alleen nog een eindgesprek hoeft plaats te vinden? Dat scheelt natuurlijk aanzienlijk in de kosten.

Direct erbij betrekken

In de meeste gevallen is het raadzaam uw adviseur direct aan het begin van het controletraject erbij te betrekken. Dit kost weliswaar geld, maar kan u ook veel fiscale problemen besparen.

Eerste gesprekken. Ten eerste is uw adviseur goed op de hoogte van uw fiscale verplichtingen. Zo kan hij tijdens de eerste besprekingen de afbakening van de controle nog eens met de controleur doornemen. Verder kan hij goed in de gaten houden of de door de controleambtenaar gestelde vragen wel door de beugel kunnen of dat u in uw enthousiasme niet meer vertelt dan nodig is.

Stukken verzamelen. Daarnaast kunt u samen met uw adviseur de gesprekken en controle goed voorbereiden. Zorg ervoor dat de gevraagde stukken klaarliggen. Dit voorkomt verrassingen, is prettig voor de controleur en ziet er ook meteen professioneel uit.

Aansturen op compromis?

Conceptcontrolerapport. Na de controle ter plaatse zal de controleur in de regel met een aantal potentiële correcties op de proppen komen. Zorg ervoor dat hij deze correcties schriftelijk vastlegt in een conceptcontrolerapport waarna u dit kunt bespreken met uw adviseur.

Eindgesprek. Verzamel samen argumenten en bewijsstukken waarmee de controleur kan worden overtuigd. Dit kan dan tijdens het eindgesprek plaatsvinden waarna de definitieve correcties in het definitieve rapport worden vastgelegd.

Lagere correctie. Buiten het feit dat uw adviseur beter in staat is uw fiscale gelijk te beargumenteren, kan hij tijdens het eindgesprek ook aansturen op een compromis, over de gehele controle of per correctie. Dit heeft als voordeel dat de fiscale correctie mogelijk lager uitvalt.

Fixed fee afspreken?

Samengevat kan uw adviseur een voorname rol spelen tijdens een belastingcontrole. Betrek hem vanaf het begin hierbij en zorg ervoor dat hij bij iedere bespreking aanwezig is. Dit leidt weliswaar tot advieskosten maar behoedt u voor grote fiscale miskleunen. Mogelijk kunt u met uw adviseur een fixed fee afspreken zodat u vooraf weet wat de totale kosten van zijn advies zullen zijn.

Laatste Nieuws

Extra bedrijfsactiviteit, wat u daarvoor moet regelen
woensdag 22 september 2021
  Veel ondernemers zijn door de coronacrisis gedwongen om te kijken naar uitbreiding en/of (gedeeltelijke) omschakeling van de... Lees verder...

 

 

LogoRB Vlak Erkend RB Kantoor RGB